PMP备考之路 - PMBOK第二章（项目运行环境）

1.大纲学习 1.1 概述

项目所处的环境可能会对项目的开展产生影响，主要来源于事业环境因素（EFF）和组织过程资产（OPA）。

1.2 事业环境因素

事业环境因素（EFFs）是指项目团队不能控制的，将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件，可能来自内部或外部。

1.2.1 组织内部的事业环境因素

组织内部的事业环境因素：

• 组织文化、结构和治理
• 设施和资源的地理分布
• 基础设施
• 信息技术软件
• 资源可用性
• 员工能力

1.2.2 组织外部的事业环境因素

组织外部的事业环境因素：

• 市场条件
• 社会和文化影响与问题
• 法律限制
• 商业数据库：如风险数据库
• 学术研究
• 政府或行业标准
• 财务考虑因素
• 物理环境因素

1.3 组织过程资产

组织过程资产：是执行组织所特有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库，会影响对具体项目的管理。

组织过程资产可分为以下两大类：

• 过程、政策和程序：更新通常不是项目工作的一部分，而是有项目管理办公室（PMO）或项目以外的其它职能部门完成。
• 组织知识库：是在整个项目期间结合项目信息而更新的。

1.3.1 过程、政策和程序

用于执行项目工作的流程与程序，包括：

1. 启动和规划：

• 指南和标准
• 特定的组织标准
• 产品和项目生命周期，以及方法和程序
• 模板
• 预先批准的供应商清单和各种合同协议

2. 执行和监控：

• 变更控制程序
• 跟踪矩阵
• 财务控制程序
• 问题与权限管理程序
• 资源的可用性控制和分配管理
• 组织对沟通的要求
• 确定工作的优先顺序
• 模板
• 标准化指南、工作指示
• 产品、服务或成果的核实和确认程序

3. 收尾：

• 指南或要求

1.3.2 组织知识库

组织知识库：用来存储信息的知识库

包括：

• 配置管理数据库
• 财务数据库
• 历史信息与经验教训知识库
• 问题与缺陷管理数据库
• 测量指标数据库
• 以往项目的项目档案

1.4 组织系统 1.4.1 概述

组织系统：项目运行时时需要应对组织结构和治理框架带来的制约因素，会产出一个独特的系统，该系统会决定了内部人员的权力、影响力、利益、能力和政治能力。

构成系统的因素：

• 管理要素
• 治理框架
• 组织结构类型

关于系统的几个原则：

• 系统是动态的
• 系统是能优化的
• 系统组件是能优化的
• 系统及其组件不能同时优化
• 系统成非线性响应

1.4.2 组织治理框架

治理：旨在决定组织成员的行为

治理是多个维度的，其特点：

• 考虑人员、角色、结构和政策；
• 要求通过数据和反馈提供指导和监督。

治理框架内容：

• 政策
• 规则
• 程序
• 规范
• 关系
• 系统
• 过程

治理框架会影响：

• 组织目标的设定和实现方式
• 风险监控和评估方式
• 绩效优化方式

《项目组合、项目集和项目治理：实践指南》：描述了协调组织级项目管理（OPM）与项目组合、项目集、项目管理的常见治理框架。涉及的四个治理领域：一致性、风险、绩效和沟通。

不存在一种治理框架适用所有组织，应根据组织文化、项目类型、组织需求来裁剪治理框架。

1.4.3 管理要素

管理要素：是组织中的关键职能或一般管理原则。

管理要素包括：

• 基于专业技能及其可用性的工作分工
• 组织授予的工作职权
• 工作职责
• 行动纪律
• 统一命令
• 统一方向
• 组织总体目标优于个人目标
• 支付合理的薪酬
• 资源的优化使用
• 畅通的沟通渠道
• 正确的时间做正确的事
• 员工在工作场合的安全
• 允许任何员工参与计划和实施
• 保持员工士气

1.4.4 组织结构类型（类型、选择、PMO）

组织结构类型需要权衡两个变量:

1. 可以采用的组织结构类型
2. 针对特定组织如何优化组织结构类型的方式

组织结构类型需要考虑的因素：

• 与组织目标的一致性
• 专业能力
• 控制的幅度
• 明确的决策升级渠道
• 明确的职权线和范围
• 授权方面的能力
• 终责分配
• 职责分配
• 设计的灵活性、简单性
• 实时效率
• 成本效率
• 物理位置
• 清晰的沟通

组织结构对项目的影响：

项目管理办公室（PMO）：是对与项目相关的治理过程进行标准化、并促进资源、方法论、工具和技术共享的一种组织结构。

PMO对项目的控制和影响程度各不相同，有几种类型：

• 支持型
• 控制型
• 指令型

PMO有权在每个项目的生命周期充当着重要相关方和关键决策者，它可以：

• 提出建议
• 领导知识传递
• 终止项目
• 根据需要采取其他行动

PMO的一个主要职能：通过各种方式向项目经理提供支持。

• 对PMO所辖的全部目的共享资源进行管理
• 识别和制定项目管理方法论
• 指导、辅道、培训和监督
• 通过项目审计，监督对项目管理标准、政策的遵守程度
• 制定和管理项目政策
• 对跨项目的沟通进行协调

2.概念术语

• EFF：事业环境因素
• OPA：组织过程资产
• PMO：项目管理办公室
• OPM：组织级项目管理

3.疑问

本章在《PMP指南》充当什么角色，要怎么考？